Eenvoudig zelf uw VvE administratie beheren

Eenvoudig zelf uw VvE administratie beheren

Als u verantwoordelijk bent voor de VvE administratie, weet u als geen ander hoe belangrijk het is om die administratie op orde te houden. Maar toch lijkt het niet altijd helemaal op rolletjes te lopen en is het overzicht soms even ver te zoeken. Niet zo vreemd, want vaak heeft u op verschillende plaatsen de documenten en informatie bewaard en zijn ook nog eens meerdere tools nodig om alle VvE administratie goed te kunnen beheren.

Daarnaast is de VvE administratie behoorlijk veelomvattend: ledenadministratie, financiële administratie, onderhoud van de gezamelijke ruimtes en het gebouw. Om nog maar niet te spreken van de vergaderingen, jaarstukken, notulen en alle mededelingen en prikbordberichten tussendoor. Orde op zaken stellen kan zo ongemerkt behoorlijk wat tijd opslokken elke maand.

Wat als dit nu eens makkelijker kon? Dat u bijvoorbeeld één tool hebt waar u álles in kunt regelen? En die ook nog eens gekoppeld is aan een website voor zowel het VvE beheer als de leden? Klinkt als muziek in de oren toch? Lees snel verder hoe u het beheer van uw VvE administratie eenvoudig zelf kunt beheren.

VvE-site iOS

Eenvoudig notuleren

Video vergadering mogelijkheid

Live stemmen

Voorkom deze valkuilen bij VvE administratie

Dat het beheren van een VvE veel taken met zich meebrengt heeft u vast al ervaren. Het is dan ook niet zo vreemd dat bepaalde fouten dan ook regelmatig door VvE beheerders worden gemaakt. De volgende valkuilen moeten worden voorkomen om van succesvol beheer te kunnen spreken.

  • Slechte communicatie
    VvE leden en het beheer zijn van elkaar afhankelijk. De verwachtingen die men van elkaar heeft moeten duidelijk worden gecommuniceerd, zodat hier geen verwarring over ontstaat. Informeer leden over belangrijke beslissingen en ontwikkelingen. Zo zorgt u voor betrokkenheid en wordt wantrouwen en ontevredenheid voorkomen.
    Gebruik bijvoorbeeld een periodieke nieuwsbrief of de website waar de leden op de hoogte worden gehouden.

  • Financiële planning
    Voor een financieel gezonde VvE is het belangrijk dat het beheer goed op de hoogte is van uitgaven en inkomsten op korte en langere termijn. Denk bijvoorbeeld aan regulier onderhoud, reparatiewerkzaamheden, verzekeringen en natuurlijk de ledenbijdrage. Verwerk dit in de begroting en zorg ervoor dat deze regelmatig wordt geëvalueerd.

  • Regels en wetten
    Een VvE moet zich conformeren aan verschillende regels en wetten. Het is dus van belang om goed op de hoogte te zijn van de inhoud hiervan. Wanneer dit niet het geval is, kan dit namelijk onnodige kosten met zich meebrengen of leidt dit tot conflicten met leden. Belangrijk dus om u hier in in te lezen of om u te laten adviseren door een specialist.

  • Onderhoudplanning
    Het niet vooruit plannen van onderhoud kan tot hoge kosten leiden. Reparaties zijn vaak kostbaarder dan regulier, periodiek onderhoud. Plan daarom vooraf het onderhoud aan het gebouw en de gezamenlijke ruimtes.
vve administratie

Houd uw VvE administratie op orde met VvE-Site

Zoals we zojuist al schetsen, kan het beheren van een VvE administratie soms behoorlijk onoverzichtelijk of inefficiënt zijn. Om een VvE goed te kunnen beheren, is het belangrijk om de administratie ordelijk en beschikbaar te houden.

Hoe u dit kunt doen? In het online portaal van VvE-Site kunt u het volledige beheer van de VvE regelen. Zowel het VvE beheer als de VvE leden kunnen inloggen op de website of de mobiele app en hier alle informatie vinden die zij nodig hebben.

Documenten bewaart u eenvoudig in de cloud waardoor u geen eigen opslag meer hoeft te faciliteren. Communicatie kunt u opstellen in de editor én via het portaal verzenden. Zo raakt u nooit meer iets kwijt. Ook vergaderingen, stemmen en een prikbord vind u allemaal in het portaal van VvE-Site.

Probeer VvE-Site nu zelf

VvE-Site is een initiatief dat is ontwikkeld door (voormalig) VvE beheerders, en dat merkt u. Zij liepen namelijk tegen dezelfde problemen aan als u en hebben een tool ontwikkeld die écht werkt. Mocht u hier toch een functionaliteit in missen? Dan gaan we graag met u in gesprek over hoe we dit het beste kunnen toevoegen. Daar profiteert u van!

Wilt u het portaal van VvE-Site zelf proberen en beoordelen of dit dé oplossing is voor uw VvE administratie? We leiden u graag rond in de tool tijdens een demo, die u eenvoudig online kunt inplannen. Liever VvE-Site zelf proberen? Vraag dan een gratis proefabonnement aan, waarmee u de tool 30 dagen kunt gebruiken. Beslist u na deze periode dat u VvE-Site wilt blijven gebruiken? Dan wordt het proefabonnement omgezet in het abonnement dat bij uw VvE past. Alle instellingen die u eerder heeft gedaan blijven dan gewoon intact, zodat u direct verder kunt waar u gebleven was. Wacht niet langer en probeer vandaag nog!

Wat cijfers op een rijtje...

10+

Jaar ervaring

550+

VvE's

30K+

Gebruikers

1K+

VvE vergaderingen

Wat onze klanten zeggen

De proefperiode is uitstekend bevallen en inmiddels een abonnement afgesloten. Support was echt van topklasse. Vragen werden binnen een paar uur beantwoord. Tijdens de demo ook veel mogelijkheden gehad om vragen te stellen. Contact verliep erg prettig. Ervaringen met de site tot dusver veelbelovend!
Ron van Geldorp
VvE Basiushof Spaarndam
Super makkelijk, eenvoudig alle functies scheelt een hoop werk. In Corona tijd, mooie oplossing om toch te kunnen vergaderen. Klanten helpdesk prima, reageert onmiddellijk op vragen, dus een dikke pluim
Nico van Delft
VvE de Biermolen
Hartstikke mooie en duidelijk site. Ik heb van de 80 appartementen zo'n 70 mensen enthousiast weten te krijgen. Nog niet met de interne vergadertool gewerkt, maar met Teams als video verbinding en stemmen is ook prima gegaan.
Handig dat je mooie communicatie middelen hebt.
Ook handig dat je op en aanmerkingen kan geven en daarop stemmen, om verbeteringen te krijgen.
Huub van Amelsvoort
VvE Wilhelmina Staete Den Haag
De site van VvE-Site.nl werkt goed en de inhoud is eenvoudig te onderhouden. Het bestuur kan via de site alle belangrijke zaken voor de leden publiceren. Het berichtenverkeer wordt intern gehouden en in een archief worden opgeslagen. Ook het meer jaren onderhoudsplan kan via de site worden eenvoudig worden gepubliceerd.
Han Bergmans
VvE de Hibiscus Arnhem