fbpx

Hoe voorkom je fraude in de VvE?

Elke Vereniging van Eigenaren (VvE) loopt het risico op fraude of verduistering van gelden binnen de VvE. Dit kan leiden tot een sterke benadeling van de VvE(-leden). Ook kan het vertrouwen in een VvE(-bestuur) hier flink mee worden geschaad.

Op verschillende manieren kan er sprake zijn van fraude; de penningmeester maakt vreemde bedragen over, de kascontrolecommissie voert zijn taken niet goed uit, een bestuurslid verduistert op slinkse wijze VvE-gelden, er worden valse facturen gecrediteerd, er vinden verdachte automatische bankincasso’s plaats, er wordt door iemand dagelijkse boodschappen gedaan met de pinpas van de VvE, het externe administratiekantoor incasseert extreem hoge bedragen etc. etc.

Er zijn vele verschijningsvormen van fraude binnen een VvE. In dit artikel geven we enkele tips om fraude en/of verduistering van VvE-gelden te voorkomen. Ook geven we een toelichting op wat je als VvE of VvE-lid kan doen bij vermoedens van fraude. Ten slotte lichten we nog een aantal praktijkvoorbeelden van fraude binnen een VvE uit.

7 tips om fraude in de VvE te voorkomen

  1. Zorg ervoor dat alle bankrekeningen van de VvE (ook de eventuele bankrekening voor het reservefonds) op naam van de VvE staan en niet op naam van de beheerder en/of voorzitter van de VvE. Laat alle betalingen ten behoeve van de VvE via deze bankrekening(en) lopen en vermijd betalingen via een tussenpersoon.
  2. Wanneer de geldzaken van een VvE worden uitbesteed aan een beheerder of een administrateur, zorg er dan voor dat er duidelijk wordt vastgelegd wat de taken en bevoegdheden van de betreffende persoon/instantie zijn.
  3. Houd altijd met meerdere personen toezicht op de financiën van de VvE. Leg nooit de verantwoordelijkheid bij één persoon. Zorg voor een kascontrolecommissie.
  4. Maak zoveel mogelijk gebruik van girale betalingen en beperk of vermijd contante betalingen. Digitale betalingen zijn veel beter controleerbaar.
  5. Maak gebruik van een meerdere-handtekeningensysteem voor het uitvoeren betalingen. Leg bijvoorbeeld vast dat naast de administrateur ook 1 of 2 bestuursleden van de VvE moeten tekenen voor een bepaalde betaling.
  6. Controleer – of laat dit controleren door een commissie/externe partij – regelmatig de bankafschriften van een VvE. Stel hier een systeem voor op, bijvoorbeeld maandelijks in een roulatiesysteem. Daarnaast is het belangrijk om ook een goede back-up van de financiële administratie achter de hand te hebben.
  7. Zorg ervoor dat er in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel meerdere bestuursleden zijn ingeschreven. Vermeld hier ook de functies, taken en bevoegdheden bij. Zo kunnen hier later nooit onenigheden of ongeregeldheden over ontstaan.

Wat te doen bij vermoeden van fraude in de VvE?

Bij het vermoeden van fraude is het van groot belang dat er zo spoedig mogelijk concreet bewijs wordt verzameld voor de eventuele fraude en/of verduistering. In sommige gevallen is het van belang dat er toegang wordt gegeven tot de VvE-administratie. Ieder VvE-lid heeft hier echter recht op. Het wordt echter lastig wanneer degene die verdacht wordt van fraude zelfstandig de administratie beheert. Zorg er dus voor dat er altijd meerdere personen directe toegang tot de administratie hebben. Wanneer het bewijs is verzameld, kan er – indien van toepassing – aangifte worden gedaan en een (strafrechtelijk) proces worden opgestart. Hierbij is het van belang om inzichtelijk te maken wat voor soort fraude er door wie (binnen de VvE of via een externe partner betrokken bij de VvE) is gepleegd. Aangeraden wordt om voor dergelijke kwesties juridische bijstand in te schakelen.

Praktijkvoorbeelden van fraude in de VvE

Fraude in de VvE komt vaker voor dan je misschien denkt. Onderstaande voorbeelden laten zien op welke wijze er in het verleden gefraudeerd is binnen VvE’s in Nederland.

  • In maart 2020 is een administrateur van verschillende VvE’s veroordeeld tot een gevangenisstraf van 18 maanden wegens het verduisteren van in totaal €750.000. De man maakte in een periode van ruim twee jaar verschillende grote bedragen over van VvE-rekeningen naar zijn eigen administratiekantoor en privérekening. 
  • In mei 2017 werd de beheerder/voorzitter van een VvE in Culemborg en Tilburg veroordeeld tot een voorwaardelijke gevangenisstraf van 7 maanden en een taakstraf van 360 uur. Ook hier werden grote geldbedragen weggesluisd naar privérekeningen, waardoor de leden van de betreffende VvE’s ernstig werden benadeeld.
  • In 2014 veroordeelde de Rechtbank in Den Haag een ex-beheerder van een VvE tot een gevangenisstraf van 12 maanden. In een periode van 8 jaar verduisterde de man ruim 4 ton van de VvE-rekeningen naar zijn eigen rekening.